Privacy Policy / Datenschutzerklärung

Last updated: August 12, 2025

This bilingual privacy statement explains how Box Planner (XF3 GmbH) collects, uses, maintains and discloses personal information of its users.
Diese zweisprachige Datenschutzerklärung beschreibt, wie Box Planner (XF3 GmbH) personenbezogene Daten seiner Nutzer erhebt, verwendet, speichert und offenlegt.

1. Data Controller / Verantwortlicher

XF3 GmbH
Kirschstr. 18
80999 Munich, Germany
Email: office@box-planner.com
Phone: +49 (170) 4546193

2. Personal Information We Collect / Erhobene personenbezogene Daten

We collect identification and contact data (e.g. name, email, phone), membership and contract data, training bookings and attendance records, and – where applicable – payment and invoice information.

Wir erheben Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefon), Mitgliedschafts- und Vertragsdaten, Trainingsbuchungen und Teilnahmen sowie – falls relevant – Zahlungs- und Rechnungsinformationen.

3. Access to Your Data / Zugriff auf Ihre Daten

All personal data related to your memberships, class bookings, payments and account are available to you at any time via our secure member portal:
Alle personenbezogenen Daten zu Ihren Mitgliedschaften, Kursbuchungen, Zahlungen und Kontoinformationen sind jederzeit über unser sicheres Mitgliederportal abrufbar:
www.box-planner.com

Providing access through the portal fulfils our transparency obligation under Article 15 GDPR. Die Bereitstellung dieser Informationen über das Mitgliederportal erfüllt unsere Transparenzpflicht nach Art. 15 DSGVO.

4. Data Logs and Retention / Logdaten und Speicherfristen

System and access logs (e.g. login times, technical requests) are stored solely for security and system stability purposes and are automatically deleted after 30 days. At that point, they are no longer part of active processing and not subject to disclosure obligations.

System- und Zugriffsprotokolle (z. B. Login-Zeiten, technische Anfragen) werden ausschließlich zu Sicherheits- und Systemstabilitätszwecken gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Danach sind sie kein Bestandteil der aktiven Verarbeitung mehr und fallen nicht unter die Auskunftspflicht.

5. Data Access Requests under Art. 15 GDPR / Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO

If you wish to receive a formal copy of all personal data we currently store about you, you may contact us at office@box-planner.com. We will provide this within 30 days in a structured format (e.g. CSV or JSON). The first copy is free of charge. For repeated or excessive requests, an administrative fee may apply (Art. 12 (5) GDPR).

Wenn Sie eine formale Kopie aller aktuell über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen, kontaktieren Sie uns unter office@box-planner.com. Wir stellen diese innerhalb von 30 Tagen in strukturierter Form (z. B. CSV oder JSON) zur Verfügung. Die erste Kopie ist kostenfrei; für wiederholte oder exzessive Anfragen kann eine angemessene Verwaltungsgebühr erhoben werden (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).

6. Purpose of Processing / Zwecke der Verarbeitung

Membership administration / Verwaltung von Mitgliedschaften
Booking management / Buchungsverwaltung
Payment processing / Zahlungsabwicklung
Service communication / Kommunikation zum Vertrag und Support
Improvement of platform / Verbesserung der Plattform

7. Data Security / Datensicherheit

All data transmissions occur via SSL-encrypted connections. We employ appropriate technical and organizational measures to protect your personal data from unauthorized access, alteration or disclosure.

Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über SSL-verschlüsselte Verbindungen. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

8. Your Rights / Ihre Rechte

Right of access / Auskunftsrecht
Right to rectification / Recht auf Berichtigung
Right to erasure (“right to be forgotten”) / Recht auf Löschung
Right to restriction of processing / Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Right to data portability / Recht auf Datenübertragbarkeit
Right to object / Widerspruchsrecht
Right to lodge a complaint with a supervisory authority / Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

9. Data Retention / Aufbewahrungsdauer

Personal data are retained only as long as necessary to fulfil contractual or legal obligations. After expiry of statutory retention periods, data are deleted or anonymized.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten erforderlich ist. Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Contact / Kontakt

For any questions or to exercise your rights, please contact our Data Protection Officer:

Für Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

XF3 GmbH
Kirschstr. 18, 80999 München, Deutschland
Email: office@box-planner.com
Phone: +49 (170) 4546193