Lead-Integration: HighLevel, GymPilot und Webhooks

Lead-Integration: HighLevel, GymPilot und Webhooks

Integration Features Leads
Zuletzt aktualisiert: Freitag, 16. Oktober 2026

Inhalt

Was es macht

Viele Boxen steuern ihren Vertrieb über ein Marketing-CRM - meist HighLevel (GoHighLevel) oder eine White-Label-Version davon wie GymPilot. Das CRM verschickt die Follow-ups: die Erinnerung vor dem Probetraining, die Nachricht "Wie war deine erste Stunde?", das Angebot nach dem Probetraining, das "Wir vermissen dich" nach ein paar ruhigen Wochen.

Das geht nur, wenn das CRM weiß, was in deiner Box passiert. Mit der Lead-Integration sagt BoxPlanner es ihm - automatisch, in dem Moment, in dem es passiert. BoxPlanner bleibt dein System für Stundenplan, Check-ins, Verträge und Zahlungen; HighLevel übernimmt die Follow-ups per E-Mail, SMS oder WhatsApp, so wie du sie dort einrichtest.

Diese Momente schickt BoxPlanner

Jeder Moment legt den Kontakt in HighLevel an oder aktualisiert ihn (Name, E-Mail, Telefon, Sprache) und hängt einen Tag an. Tags, die der Kontakt schon hat, bleiben erhalten.

Phase Moment Tag in HighLevel Wann genau
Interessent Neuer Lead boxplanner-lead-registered Jemand registriert sich, stellt eine Mitgliedsanfrage oder meldet sich als Drop-in an
Interessent Erste Stunde gebucht boxplanner-first-session-booked Erste Buchung bei deiner Box (Probetraining, Drop-in oder neues Mitglied) - einmal pro Person
Interessent Erster Check-in boxplanner-first-check-in Erste besuchte Stunde bei deiner Box
Status Mitglied geworden boxplanner-became-member Du bestätigst die Person, machst sie zum Mitglied oder ein Vertrag wird angelegt
Status Zurück zu Drop-in boxplanner-became-drop-in Du stufst ein Mitglied wieder zum Drop-in zurück
Status Regelmäßiger Aggregator-Gast boxplanner-became-regular-external Wellpass-, Urban-Sports-Club- oder ClassPass-Gast, für den du die Besitzer-Benachrichtigungen ausschaltest
Vertrag Vertrag gestartet boxplanner-contract-started Jeder neue Vertrag, mit Vertragsname und Startdatum
Vertrag Vertrag gekündigt boxplanner-contract-cancelled Kündigung durch Mitglied oder Box, mit Enddatum
Bindung Inaktiv boxplanner-member-inactive Wöchentlich (Sonntagabend): seit 30 Tagen keine Stunde besucht (Box Management Premium)

Besuche über Wellpass, Urban Sports Club, Wellhub oder ClassPass zählen bewusst nicht als erste Buchung oder erster Check-in.

Einrichtung in vier Schritten

1. Token in HighLevel erstellen

Öffne in deinem HighLevel- (oder GymPilot-) Sub-Account Settings → Private Integrations → Create new integration, gib ihr einen Namen wie "BoxPlanner" und wähle die Scopes contacts.write und contacts.readonly. Kopiere den Token - HighLevel zeigt ihn nur einmal an.

Siehst du keine Private Integrations, bitte deine Agentur, sie für deinen Sub-Account freizuschalten.

2. Location-ID finden

Die Location-ID steht unter Settings → Business Profile und in der Adresszeile deines Sub-Accounts: app.gohighlevel.com/v2/location/<Location-ID>/...

3. Beides in BoxPlanner eintragen

Öffne in BoxPlanner Integrationen von Drittanbietern → Lead-Integration (CRM / Webhooks), füge CRM-Location-ID und CRM-API-Token ein und speichere. Den Token sehen nur die Besitzer deiner Box.

4. Test-Event senden

Klicke auf Test-Event senden. Du solltest "HighLevel ok" sehen, und dein eigener Kontakt erscheint in HighLevel mit dem Tag boxplanner-test. Jetzt baust du deine Workflows in HighLevel mit dem Trigger "Contact Tag added" und den Tags oben.

Beispiel-Workflows

  • Probetraining-Follow-up - Trigger boxplanner-first-session-booked: Bestätigung mit "Was mitbringen", Erinnerung am Vortag.
  • Nach der ersten Stunde - Trigger boxplanner-first-check-in: "Wie war's?" zwei Stunden später, Aufgabe für den Coach, Mitgliedschaftsangebot mit Frist ein paar Tage danach.
  • Willkommen - Trigger boxplanner-became-member: Probetraining-Sequenz beenden, Onboarding starten, Opportunity auf "Won".
  • Rückgewinnung - Trigger boxplanner-member-inactive oder boxplanner-contract-cancelled: persönliche Nachricht vom Coach, Comeback-Angebot.
  • Stammgäste - Trigger boxplanner-became-regular-external: deine regelmäßigen Wellpass- oder Urban-Sports-Club-Gäste zu einer Mitgliedschaft einladen.

Ohne HighLevel: Webhooks

Du nutzt kein HighLevel? Trag im selben Bereich eine Webhook-URL (https) und ein Webhook-Secret ein. BoxPlanner schickt dann jeden Moment als JSON an diese Adresse - bereit für Zapier, Make oder n8n, die es an Mailchimp, Brevo, Pipedrive, Google Sheets, Slack und vieles mehr weitergeben.

Jede Anfrage trägt den Header X-BoxPlanner-Signature (HMAC-SHA256 über den Inhalt mit deinem Secret), damit dein Empfänger prüfen kann, dass sie wirklich von BoxPlanner kommt. Secret erzeugen legt ein zufälliges Secret für dich an. HighLevel und Webhook kannst du gleichzeitig nutzen.

Datenschutz

Du übermittelst Kontaktdaten deiner Mitglieder (Name, E-Mail, Telefon) an deinen CRM-Anbieter - dafür bist du verantwortlich:

  • Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit deinem CRM-Anbieter - mit HighLevel direkt oder mit deiner Agentur, wenn du eine White-Label-Version nutzt.
  • Die Übermittlung in die USA: HighLevel ist ein US-Unternehmen. Prüfe, dass der Vertrag die Übermittlung abdeckt (EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln; für die Schweiz das Swiss-US-Framework).
  • Deine Datenschutzerklärung nennt das CRM als Empfänger.
  • Werbenachrichten per SMS oder WhatsApp brauchen in der Regel die Einwilligung der Person.

BoxPlanner schickt nur Kontaktdaten und den Moment selbst - keine Gesundheitsdaten, keine Zahlungs- oder Bankdaten. Es wird nichts gesendet, bevor du einen Token oder Webhook einträgst.

FAQ

Brauche ich HighLevel, um BoxPlanner zu nutzen?

Nein. Die Lead-Integration ist optional. Ohne sie funktioniert BoxPlanner wie bisher.

Verschickt BoxPlanner selbst SMS oder WhatsApp-Nachrichten?

Nein. BoxPlanner meldet, was passiert ist; dein CRM entscheidet, was wann verschickt wird.

Was passiert, wenn HighLevel nicht erreichbar oder der Token abgelaufen ist?

Buchung, Check-in oder Vertrag in BoxPlanner sind nie betroffen. Das Ereignis wird nicht zugestellt, und der Fehler wird protokolliert.

Funktioniert das mit GymPilot?

Ja, GymPilot läuft auf HighLevel. Deine Agentur muss Private Integrations für deinen Sub-Account freischalten.

Werden bestehende Mitglieder auf einen Schlag übertragen?

Nein. BoxPlanner schickt die Momente ab dem Tag, an dem du es einschaltest. Nur die wöchentliche Inaktivitätsprüfung erfasst auch Mitglieder, die schon inaktiv sind.

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